Ruční evidence funguje do chvíle, než do procesu vstoupí více lidí, více kroků nebo více verzí dat. Pak už nejde jen o pohodlí, ale o chybovost, dohledatelnost a rychlost rozhodování. V tomhle projektu byla potřeba nahradit roztříštěný postup jedním jednoduchým místem, kde je vidět aktuální stav i další krok.
Co bylo potřeba vyřešit
- získat přehled nad zakázkami bez ručního dohledávání
- zjednodušit přepis dat z e-mailů a tabulek
- mít jasný stav zakázky i pro další lidi v týmu
- připravit prostor pro další rozvoj bez přepisu celé logiky
Jaké bylo řešení
Namísto velkého systému vznikla malá webová aplikace s evidencí, jednoduchým workflow a přehledem, který odpovídá způsobu práce firmy. Důraz byl na minimum potřebné k provozu: jasný stav, snadná aktualizace a rozumné místo pro navazující kroky.
Co to změnilo v praxi
Tým přestal pracovat s více verzemi stejné informace a každá změna už nemusela obíhat přes několik nástrojů. To zjednodušilo předávání informací i vyhodnocení toho, co je rozpracované, dokončené nebo čeká na další akci.
Co navazuje dál
Jakmile je základní evidence stabilní, dává smysl doplnit export, ruční změnu stavu nebo interní poznámky. Teprve až je proces ověřený, má smysl řešit další rozšíření.